Apa Itu Stock Opname dan Cara Melakukannya untuk UMKM

Stock opname adalah proses menghitung jumlah barang secara fisik kemudian membandingkannya dengan data persediaan yang tercatat dalam sistem.

Kegiatan ini penting dilakukan karena jumlah stok yang tercatat tidak selalu sama dengan kondisi barang sebenarnya di toko atau gudang.

Perbedaan dapat terjadi karena kesalahan pencatatan, transaksi yang belum masuk, barang rusak, barang hilang, atau perpindahan stok yang tidak tercatat.

Dengan melakukan stock opname secara berkala, pemilik UMKM dapat mengetahui kondisi persediaan dengan lebih akurat dan mengurangi risiko terjadinya selisih stok.

Apa Itu Stock Opname?

Secara sederhana, stock opname adalah kegiatan pengecekan langsung terhadap jumlah persediaan barang yang tersedia di toko atau gudang.

Jumlah tersebut kemudian dibandingkan dengan data stok yang tercatat.

Contohnya, sistem mencatat stok suatu produk sebanyak 50 unit. Setelah dilakukan pengecekan fisik, ternyata hanya tersedia 47 unit.

Artinya terdapat selisih stok sebanyak 3 unit yang perlu dicari penyebabnya.

Stock opname membantu pemilik usaha memastikan bahwa data persediaan benar-benar sesuai dengan kondisi barang di lapangan.

Kenapa Stock Opname Penting untuk UMKM?

Bagi UMKM yang memiliki banyak produk, kesalahan kecil dalam pencatatan dapat terus menumpuk apabila tidak diperiksa secara berkala.

Beberapa manfaat melakukan stock opname antara lain:

1. Mengetahui Jumlah Stok Sebenarnya

Stock opname membantu memastikan jumlah barang dalam sistem sesuai dengan kondisi fisik.

Dengan data yang akurat, pemilik usaha dapat mengetahui produk mana yang masih tersedia dan mana yang perlu segera dibeli kembali.

2. Menemukan Selisih Stok

Pengecekan fisik dapat membantu menemukan perbedaan antara data dan jumlah barang sebenarnya.

Jika terdapat selisih, pemilik usaha dapat melakukan evaluasi dan mencari penyebabnya.

3. Mengurangi Risiko Kehabisan Barang

Data persediaan yang akurat membantu pemilik toko menentukan kapan harus melakukan restock.

Hal ini dapat mengurangi risiko produk yang banyak dicari pelanggan tiba-tiba habis.

4. Menghindari Penumpukan Persediaan

Stock opname juga membantu mengetahui produk yang terlalu lama tersimpan.

Pemilik usaha kemudian dapat menyesuaikan pembelian atau membuat strategi promosi agar stok tidak menumpuk.

5. Membantu Membuat Laporan Lebih Akurat

Persediaan merupakan bagian penting dari kondisi keuangan usaha.

Jika jumlah stok tidak akurat, laporan bisnis juga dapat menjadi kurang tepat.

Apa Penyebab Selisih Saat Stock Opname?

Selisih antara stok fisik dengan data sistem dapat disebabkan oleh berbagai hal.

Beberapa penyebab yang umum terjadi antara lain:

• transaksi penjualan belum tercatat;
• barang masuk belum dimasukkan ke sistem;
• salah memasukkan jumlah barang;
• barang rusak belum dikurangi dari stok;
• barang hilang;
• barang retur belum dicatat;
• perpindahan barang tidak tercatat;
• kesalahan saat menghitung stok fisik.

Jika selisih sering terjadi, pemilik usaha perlu mengevaluasi proses pengelolaan stok barang yang digunakan.

Untuk langkah pengelolaan yang lebih lengkap, baca juga:

Cara Melakukan Stock Opname untuk UMKM

Stock opname tidak harus rumit. Untuk toko atau UMKM, prosesnya dapat dilakukan dengan beberapa langkah berikut.

1. Tentukan Waktu Stock Opname

Pilih waktu ketika aktivitas toko relatif lebih sepi agar proses penghitungan tidak terganggu transaksi yang sedang berjalan.

Stock opname dapat dilakukan:

• • • mingguan;
    • bulanan;
    • tiga bulanan;
    • atau sesuai kebutuhan bisnis.

Semakin tinggi volume transaksi, semakin penting melakukan pengecekan secara rutin.

2. Siapkan Data Persediaan

Sebelum mulai menghitung, siapkan daftar seluruh produk yang dimiliki.

Data dapat berisi:

• • • nama produk;
    • SKU;
    • kategori;
    • jumlah stok dalam sistem.

Daftar tersebut akan digunakan sebagai pembanding dengan jumlah barang fisik.

3. Hitung Barang Secara Fisik

Hitung seluruh barang yang tersedia di rak, gudang, atau tempat penyimpanan.

Pastikan produk dengan variasi berbeda dihitung secara terpisah.

Contohnya:

• • • Kaos Hitam M
    • Kaos Hitam L
    • Kaos Putih M

Masing-masing harus dianggap sebagai stok yang berbeda.

4. Bandingkan dengan Data Sistem

Setelah semua barang dihitung, bandingkan jumlah fisik dengan jumlah yang tercatat.

Contoh:

Produk yang memiliki selisih perlu diperiksa lebih lanjut.

5. Cari Penyebab Selisih

Jangan langsung mengubah data tanpa mengetahui penyebabnya.

Cek kembali transaksi, barang masuk, retur, barang rusak, atau perpindahan stok yang mungkin belum tercatat.

6. Perbarui Data Persediaan

Setelah proses pengecekan selesai, sesuaikan data stok agar sesuai dengan kondisi fisik yang sudah diverifikasi.

Data terbaru tersebut kemudian menjadi dasar pencatatan berikutnya.

Tips Agar Stock Opname Lebih Mudah

Agar proses pengecekan persediaan lebih efisien, beberapa hal yang dapat dilakukan adalah:

• gunakan SKU untuk setiap produk;
• kelompokkan barang berdasarkan kategori;
• catat barang masuk dan keluar secara rutin;
• hindari menunda pencatatan transaksi;
• pisahkan barang rusak atau retur;
• gunakan sistem digital untuk mencatat persediaan.

Semakin teratur pencatatan sehari-hari, semakin mudah proses stock opname dilakukan.

Gunakan Aplikasi Stok Barang untuk Mempermudah Pencatatan

Melakukan stock opname akan lebih mudah apabila data persediaan sudah tersimpan secara terstruktur.

Dengan aplikasi stok barang, pemilik usaha dapat memantau stok masuk, stok keluar, mutasi barang, dan jumlah persediaan dari satu sistem.

ULO menyediakan fitur pengelolaan stok yang dapat membantu UMKM mengurangi pencatatan manual dan memantau persediaan dengan lebih praktis.

Kesimpulan

Stock opname merupakan proses penting untuk memastikan jumlah barang yang tercatat sesuai dengan kondisi fisik.

Dengan melakukan pengecekan secara rutin, pemilik UMKM dapat menemukan selisih stok lebih cepat, mengetahui barang yang perlu direstock, serta menjaga data persediaan tetap akurat.

Pengelolaan stok yang konsisten dan penggunaan sistem digital juga dapat membuat proses stock opname menjadi lebih mudah dan efisien.